每個企業幾乎都會舉辦這樣那樣的參展項目，因為參展達到成單的效果最直接，最有效果。那么參展之前的一段時間我們要如何劃分時間，如何有條不紊的對這段時間進行安排，是一項很重要又細致的工作，要做到統籌工作，顧全大局。我們先從最早到即將開始進行總結。
（一）12 個月前：
1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，確定全年展覽計劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司聯系，取得初步資料；
3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃。
（二）9個月前：
1、設計展覽結構；
2、取得展覽管理公司的設計批準；
3、選擇并準備參展產品；
4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡；
5、制作展覽宣傳冊。
（三）6 個月前：
1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
2、確定旅行計劃；
3、預付展覽場地及其他服務所需款項；
4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務承包商及展覽組織單位定購促銷廣告。
（四）3 個月前：
1、繼續追蹤產品推廣活動；
2、最后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，貼上公司標簽；
3、將展位結構設計做最后的決定；
4、計劃訪客回應處理程序；
5、訓練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現場或場外的招待會；
8、出國展則需購買外匯。
（五）四天前：
1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；
2、搭乘飛機至目的地。
（六）三天前：
1、抵達，飯店登記；
2、視查展覽廳及場地；
3、咨詢運輸商，確定所有運送物品是否安全抵達；
4、指示運輸承包商將物品運送至會場；
5、聯絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒；
6、與展覽組織代表聯絡，告知通訊方法；
7、訪問當地顧客。
（七）兩天前：
1、確定所有物品運送完成；
2、查看租用的設備及所有用品，了解其功能；
3、布置展位；
4、將所有活動節目做最后的決定。
（八）一天前：
1、將攤位架構、設備及用品做最后的檢查；
2、將促銷用品送達直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后溝通。
（九）展覽期間：
1、盡早到會場；
2、展覽第一天即將新聞稿送到會場的新聞中心；
3、實地觀察后盡早預約明年場地；
4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，應及時報告總部作出合理答復。一旦應諾，必須按質按期完成；
6、將每日情況做成簡報通知員工；
7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便及時處理及回應。
學會統籌時間，有效率的對時間進行安排，可以達到事半功倍的效果。還有什么不明白的地方，可以進一步的撥打三牛文化全國統一熱線：400-700-5261
