一般年會將會被賦予很多價值：增強企業(yè)凝聚力、鼓舞員工士氣、擴大企業(yè)品牌形象和其他外聯(lián)單位的關(guān)系，所以，年會的組織及管理尤為重要。在年會活動策劃布置和活動節(jié)目都需要注意些什么呢？
1.年會活動節(jié)目表演什么時候開始?
作為年會活動策劃者，一定要提前跟演員溝通清楚。通常音樂表演或者娛樂活動要安排在客人預(yù)計到達的時間前至少15分鐘開始,這樣就不會出現(xiàn)冷場，要向演員強調(diào)必須在客人到達之前做好準備，有些演員檔期較滿則要提前做好安排。
2.如果年會活動策劃到達高潮，是否需要演藝人員延長演出時間?
如果遇到需要延長時間的情況，年會活動策劃負責人要向演員說清楚。有些地方聚會可以持續(xù)到22點，但要清楚是不是須要得到相關(guān)部門的批準，同時年會活動策劃公司要清楚延長演出時間需要支付的費用，必須向樂隊講明在接到通知之前不能折走樂器設(shè)備。
3.年會活動策劃設(shè)備的使用情況如何?
設(shè)備是精美的、粗劣的、還是年久未修的?是否符合公司形象?是否存在著這樣或那樣的問題?是否有不雅的圖片或文字?不要到活動當天才猛然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量不過關(guān)。
4.年會活動策劃舞臺上是否擺有公司標志的物品?
年會活動策劃人員應(yīng)該向經(jīng)紀人咨詢.如果舞臺上擺有公司產(chǎn)品,某些明星可能會拒絕登臺,因為這樣看起來像是在為該產(chǎn)品做代言.因此,必須得到對方的書面同意或者使產(chǎn)品展臺與表演的舞臺區(qū)分開來.
5.是否需要化妝室?
所需要的化妝室數(shù)量與大小各是多少?是否有特殊要求,例如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲物間或茶點?如果娛樂節(jié)目中有動物表演,那么年會活動策劃人員要確保活動中客人的安全,還要注意動物的喂養(yǎng)、飲水問題.如果需要的話要增加安保.
6.服裝方面有什么要求?
演員應(yīng)該如何著裝,是盛裝前來還是來到后再換衣服?如果他們?nèi)梭w彩繪或者化妝面積較大,他們是否需要單獨的洗手間?化妝室是否需要采取安保措施?總之,演員的著裝和舉止方面的要求必須向簽約的演員交代清楚.
7.是否有不宜演奏的歌曲?
了解樂隊全部歌曲,制訂活動中演奏的曲目表,之后再進行核查.要記住,你是顧客而顧客就是上帝，如果對方堅持演奏一些歌詞或曲調(diào)對于活動不宜的歌曲,可以終止合同。
8.一旦發(fā)生緊急情況,是否聯(lián)系演員或演員公司與經(jīng)紀人的固定電話和手機號?
必須知道上述人員的電話，如果在年會活動策劃當天出現(xiàn)意外，應(yīng)該知道找誰、去哪里找、如何最快找到。
9.年會活動策劃設(shè)備什么時候到,安裝需要多久時間?
年會活動策劃布展時要了解設(shè)備的方式，以便確定是否需要為卸車停車做出特殊的安排。是否聘用了工會工人、支付了工會費用?年會活動策劃設(shè)備安裝是否隨時可以進行?由誰來負責安裝工作--是樂隊、會場、還是我方。安裝樂器并進行試音需要多長時間?
在進行年會活動策劃場地布置和餐桌擺設(shè)之前，樂器設(shè)備必須安裝到位。設(shè)備安裝與會場內(nèi)進行的其它工作如何協(xié)調(diào)?先后次序如何安排?
10.如何處理嘉賓的要求?
在處理嘉賓的要求時必須考慮到各方面的情況。例如：為了方便嘉賓在招待會上互相結(jié)識與交友，年會活動策劃者可以安排了低緩的爵士樂,但是有嘉賓要聽別的(如硬派搖滾),那么你希望主持人如何處理?例如：可以告訴嘉賓大會只準備了爵士樂，詢問是否有比較喜歡的爵士樂手，改換音樂將會改變整個晚會的基調(diào)，之后再想回到原來的預(yù)期氛圍則并非易事。
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